Kako da lako organizujete poslovni dogadjaj-vodič za savršen plan

 Počnite od osnovnog pitanja: Šta je cilj vašeg događaja?

Pre nego što počnete da birate prostor, tehniku ili ketering, važno je da sebi postavite jedno ključno pitanje – zašto uopšte organizujete ovaj događaj?

Da li je u pitanju edukacija? Umrežavanje? Promocija novog proizvoda ili usluge? Interni timski sastanak?

Od odgovora na ovo pitanje zavisi sve ostalo. Na primer:
-Ako je u pitanju edukativni događaj, prioritet je dobra sala sa kvalitetnom tehnikom i ozvučenjem.
-Ako je cilj umrežavanje, trebaće vam prostor u kome ljudi mogu lako da komuniciraju, uz dobru atmosferu i osveženje.
-Ako organizujete radionicu, razmislite o postavci stolova i stolica koja podstiče interakciju.

Što preciznije znate šta želite da postignete, lakše će vam biti da donosite odluke u vezi sa organizacijom.

Budžet-kako da ne potrošite više nego što je potrebno

E sad, svi znamo da je budžet često ograničen, ali to ne znači da vaš događaj ne može izgledati profesionalno. Tajna je u pametnoj raspodeli novca.

Na šta treba obavezno da obratite pažnju:

Prostor – koliko gostiju dolazi i da li vam je potreban fleksibilan raspored sedenja?

Tehnika – da li imate sve što vam treba (projektor, ozvučenje, WiFi…)?

Ketering – nije obavezno, ali čak i jednostavni napici i grickalice mogu napraviti veliku razliku.

Promocija – ako želite veću vidljivost, možda će vam trebati reklama na društvenim mrežama ili email pozivnice.

Savršeno organizovan događaj ne mora biti preskup – sve je u prioritetima.

Odabir sale-Više od „lepog prostora“

Prostor koji odaberete može napraviti ogroman utisak na učesnike, ali ne samo vizuelno. Evo nekoliko stvari koje bi trebalo da uzmete u obzir:

Lokacija – što pristupačnija, to bolje. Da li ima parking? Da li je blizu javnog prevoza?
Kapacitet – ni previše veliki ni previše mali. Poenta je da se ljudi osećaju prijatno.
Tehnička oprema – stabilan WiFi, projektor, dobar zvuk – jer niko ne voli tehničke probleme u ključnim trenucima.
Dodatne usluge – ako prostor nudi podršku u vidu tehničara, hostesa ili keteringa, to može biti veliki plus.

Ne birajte prostor samo zato što izgleda lepo na slikama – idite i proverite uživo da li zadovoljava sve vaše potrebe.

Kako osmisliti program koji neće umoriti učesnike

Svi smo bili na događajima koji su trajali predugo, sa previše govora i premalo dinamike. Kako biste izbegli zamor kod učesnika, razmislite o sledećem:

Ključni saveti za dobar program:
Ne pretrpavajte raspored – ljudi gube koncentraciju posle nekog vremena, zato pravite pauze.
Uvedite interakciju – panel diskusije, sesije ili ankete tokom predavanja održavaju pažnju.
Počnite i završite na vreme – niko ne voli kada događaji kasne, a gosti gube strpljenje.

Dobar raspored aktivnosti znači da će učesnici biti angažovani i zadovoljni – a to je ono što želite.

Kako osigurati da sve ide glatko-tehnika i logistika 

Tehnički problemi mogu pokvariti čak i najbolje organizovan događaj. Zamislite samo – predavač se sprema da pokaže ključne podatke na slajdovima, a projektor ne radi. Neprijatno, zar ne?

Da biste ovo sprečili, napravite spisak stvari koje morate unapred proveriti:
Da li projektor i zvučnici rade kako treba?
Da li su laptop i prezentacija testirani na toj opremi?
Da li internet veza u sali funkcioniše stabilno?
Da li postoji rezervni plan ako nešto pođe po zlu?

Najbolji savet – uvek dođite malo ranije i sve testirajte na licu mesta. Tako ćete izbeći stres u poslednjem trenutku.

Povratne informacije-Kako znati da ste uspeli

Nakon događaja, sjajna ideja je da prikupite povratne informacije učesnika. Kratak upitnik može vam pomoći da saznate:
Da li su zadovoljni sadržajem i organizacijom?
Šta bi voleli da vide drugačije?
Da li bi učestvovali ponovo?

Ove informacije su zlata vredne ako planirate buduće događaje, jer ćete znati šta da poboljšate.

Najvažnija stvar kod organizacije poslovnog događaja jeste dobra priprema. Kada imate jasan cilj, dobar plan i pravu logistiku, ceo proces može biti mnogo lakši nego što mislite.

Dakle, sledeći put kada se uhvatite u koštac sa organizacijom – duboko udahnite, popijte kafu i setite se ovih saveta. Sve je lakše uz dobru pripremu i malo smirenosti.

A ako želite da neko drugi brine o prostoru, tehničkoj podršci i da vam konferencijska sala ne zadaje glavobolju – znate gde da nas pronađete. 😉

U Hotelu Crystal Light nudimo sve što vam treba za besprekorno organizovan poslovni događaj – osim govornika, njih morate sami dovesti (ali možemo ponuditi dobru kafu da ih oraspoložimo!).

Vidimo se na sledećem poslovnom okupljanju – ili makar na jednoj od naših odličnih kafa! ☕

A do tada, podelite u komentarima svoje trikove za organizaciju događaja – jer, ruku na srce, svi volimo dobre tajne organizacionih mahera.